Bedrijven en instellingen focussen meer dan ooit op efficiency en flexibiliteit. Een slimme en flexibele personeelsplanning is daarbij een belangrijk aspect. Steeds meer organisaties zetten een flexpool in: een vaste groep medewerkers op oproepbasis voor drukke periodes of kortlopende klussen. Zo creëert een onderneming een soort eigen uitzendbureau met eigen mensen. Maar deze externe schil brengt ook nogal wat administratie en communicatie met zich mee. En kost dat niet juist méér tijd en geld?

Waarom een flexpool inzetten?

Een flexpool is lang niet voor iedere organisatie een uitkomst. Vooral bedrijven waar het werkaanbod fluctueert profiteren van flexibel in te zetten medewerkers. Denk aan ziekenhuizen om ziekmeldingen en vakanties te ondervangen. Of de mediabranche, die een team van samenstelt op basis van projecten. Met een flexpool stem je simpelweg het aantal en soort medewerkers af op het veranderende werkaanbod. De vaste mensen in je flexpool weten hoe er doorgaans gewerkt wordt. Je hoeft ze dus niet in te werken én je houdt de kwaliteit en productiviteit hoog. Doordat je geen dure medewerkers thuis op de bank hebt zitten of juist overuren draaien, is dit dus efficiënter en is goedkoper.

We bellen!

Zo’n flexpool klinkt ideaal, of niet? Toch komt er in de praktijk meer bij kijken dan je denkt, met name als het gaat om communicatie. Flexibel personeel is vaak op korte termijn nodig voor een klus. Het vinden van een specialist die precies in het profiel past, is niet altijd makkelijk. Dat wordt dus de database uitpluizen. Vervolgens hangt degene die de flexpool beheert, uren aan de telefoon om interesse van kandidaten te achterhalen. Flex’ers nemen niet altijd op, en iemand die op maandag aangeeft beschikbaar te zijn, kan woensdag alweer een andere klus hebben. En dan begint de belronde weer opnieuw.

Zo wordt het win-win

Gelukkig is het 2017, en zijn er dankzij technologische ontwikkelingen voor dit soort situaties oplossingen gevonden. Een digitaal platform, webomgeving of app zijn ideale middelen om vraag en aanbod bij elkaar te brengen én actueel te houden. Zowel voor de freelancer als voor flexpoolbeheerder. De beheerder levert minder inspanning om snel een geschikte freelancer te vinden voor een opdracht. Ook is het voor de freelancer een fluitje van een cent om beschikbaarheid aan te geven. Dit bespaart tijd en kosten voor de organisatie, de kans op administratieve fouten wordt nihil en voor de freelancer is het een fluitje van een cent om beschikbaarheid aan te geven. Win-win-win dus. En zo zien we de dingen graag.