Voor bedrijven die werken op projectbasis, de media- en evenementenbranche of industrieën die ziekteverzuim snel moeten opvangen zoals de zorg, zijn flexwerkers een uitkomst. Je wilt echter niet steeds weer nieuwe mensen inwerken, want naast dat dat tijd kost wil je de kwaliteit van het werk hoog houden. Maak daarom een pooltje met vaste ‘invallers’. In dit blog leggen we uit hoe je zo’n flexpool opzet en hoe je deze beheert.

Een flexpool is een groep mensen die op je op oproepbasis kunt inzetten. Maar het opzetten hiervan lijkt makkelijker dan het is. Het is van belang dat je een gedegen plan maakt. Stel jezelf daarbij de volgende vragen:

– Met welk doel stel ik deze flexpool op?
– Wie betrek je bij de opzet?
– Om welke functies gaat het? Stel functieprofielen op met daarin de gewenste opleidingsachtergrond en werkervaring.
– Hoe ziet de planning er nu uit? Hoe wil je dat de planning eruit komt te zien?
– Zijn er bepaalde ‘piekperiodes’ in het jaar te definiëren?

Het inrichten: praktische zaken

Berekenen de capaciteit: hoeveel heb je minimaal en hoeveel heb je maximaal nodig? Zorg ervoor dat je altijd genoeg mensen beschikbaar hebt voor drukke tijden. Wat ook belangrijk is om in het vizier te houden zijn de praktische zaken. Wie neemt verantwoordelijkheid voor het inwerken van nieuwe medewerkers? Hoe worden de gewerkte uren bijgehouden? Hoe geven de freelancers hun beschikbaarheid door: blijf je de hele dag rondbellen of kies je voor het gemak van een app? En hoe geef je de planning vorm: werk je lokaal met een Excelsheet of gebruik je een plansysteem? Er zijn tegenwoordig allerlei slimme (online) oplossingen die het werk van personeelsplanners een stuk makkelijker maken.

Het vullen van de flexpool

Het opbouw van de flexpool kan een organisatie in eigen beheer doen, maar indien er budget is kan je ook een intermediair (bijvoorbeeld een uitzendbureau) in de arm nemen. Wees kritisch welke mensen je opneemt in je pool. Ze moeten qua kennis, ervaring en persoonlijke eigenschappen in het plaatje passen. Vraag mensen die regelmatig flexwerk doen hoe ze het vinden gaan. Tevreden freelancers zijn vaker beschikbaar en geven de pool meer stabiliteit.

Onderhoud van de flexpool

Nadat je je flexpool effectief hebt ingezet, is het belangrijk om resultaten te monitoren om te weten waar er eventueel nog verbetering nodig is. Hoe staat het met de productiviteit sinds de inzet van de flexpool? En blijft de kwaliteit van het werk gelijk? Maak deze vragen meetbaar, bepaal het gewenste resultaat en blijf ze regelmatig onderzoeken. Het opzetten en bijhouden van een flexpool is even wat werk, maar zorgt uiteindelijk voor een efficiëntere werkwijze met kostenbesparing tot gevolg. Succes!